1、貨物清單–manifest
有任何修正都要馬上更新貨物清單–承運(yùn)人或其代理在裝貨港出具的貨物清單，不管是一般文本還是電子文本的應(yīng)時刻更新。
2、當(dāng)在收到任何關(guān)于放貨的指示后立即通知進(jìn)口業(yè)務(wù)人員–如由運(yùn)費(fèi)預(yù)付變更為運(yùn)費(fèi)到付，在目的港扣貨的指示或者收貨人的變更任何耽擱都可能導(dǎo)致重要指示在貨物已被交付以后才到達(dá)進(jìn)口業(yè)務(wù)人員處。
3、提貨單–deliveryorders
將提貨單復(fù)印件和相應(yīng)的提單一起歸入航次文檔中，最好根據(jù)船舶/航次/提單號的順序?qū)ξ募M(jìn)行歸檔。將文件副本轉(zhuǎn)送至有關(guān)碼頭或倉庫–可以發(fā)送一份傳真或電子郵件告知提貨單的具體內(nèi)容以幫助完成有關(guān)手續(xù)但倉庫不應(yīng)以此來代替正本文件。
4、晚上和辦公室無人時，如午飯時間，空白提貨單和已簽署的提貨單都應(yīng)鎖好。
5、不要把提貨單留在外面供人自行提取。[4]