某公司在進(jìn)行財(cái)務(wù)核算時(shí)，發(fā)現(xiàn)備件庫(kù)問(wèn)題很多，通過(guò)與倉(cāng)庫(kù)相關(guān)人員的交流，將存在的問(wèn)題進(jìn)行了歸集整理，試圖找到導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生的深層次原因，規(guī)范備件庫(kù)的財(cái)務(wù)核算體系，加快備件庫(kù)周轉(zhuǎn)率、提高資金利用效率，降低備件庫(kù)的資金占用。
存在問(wèn)題
1、貨品名稱(chēng)不規(guī)范，導(dǎo)致財(cái)務(wù)入賬錯(cuò)誤、入賬難或賬實(shí)不符;
2、車(chē)間領(lǐng)用各類(lèi)網(wǎng)是否承包無(wú)相關(guān)部門(mén)認(rèn)定，造成財(cái)務(wù)無(wú)法核算;
3、加工件，同名同型號(hào)但不同價(jià)，因入庫(kù)單或領(lǐng)料單無(wú)相關(guān)說(shuō)明，造成財(cái)務(wù)無(wú)法準(zhǔn)確下賬;
4、電器類(lèi)因型號(hào)較多，領(lǐng)料單稍有錯(cuò)誤便會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)入賬錯(cuò)誤;
5、某些貨品是否進(jìn)口(單價(jià)高)未在出入庫(kù)單上標(biāo)明，財(cái)務(wù)無(wú)法準(zhǔn)確下賬;
6、原領(lǐng)用貨品不適用需調(diào)換時(shí)，未變更原領(lǐng)料手續(xù)，造成財(cái)務(wù)核算不準(zhǔn)確且出現(xiàn)賬實(shí)不符現(xiàn)象;
7、十萬(wàn)噸和瓦線的毛布使用情況不分，無(wú)法記賬;
對(duì)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)影響
1、財(cái)務(wù)入賬困難;
2、財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)不真實(shí);
3、財(cái)務(wù)賬實(shí)嚴(yán)重不符;
4、賬實(shí)無(wú)法核對(duì);
問(wèn)題及原因的分析
備件庫(kù)財(cái)務(wù)核算出現(xiàn)上述問(wèn)題的原因是多方面的，有財(cái)務(wù)核算本身的，如出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)財(cái)務(wù)跟進(jìn)不及時(shí)、財(cái)務(wù)核算沒(méi)有很好的與供應(yīng)入庫(kù)、倉(cāng)庫(kù)保管、車(chē)間領(lǐng)料結(jié)合;也有整個(gè)備件管理流程不規(guī)范引起的。
如入庫(kù)環(huán)節(jié)貨品名稱(chēng)及規(guī)格型號(hào)的雜亂無(wú)章、保管環(huán)節(jié)備件標(biāo)示不明確、分類(lèi)不科學(xué)、貨品與財(cái)務(wù)記賬沒(méi)有保證一一對(duì)應(yīng)，車(chē)間領(lǐng)料手續(xù)較隨便等;還有制度與執(zhí)行力層面的，沒(méi)有有效可行的制度可依據(jù)、沒(méi)有很強(qiáng)的執(zhí)行力作保障、沒(méi)有嚴(yán)格的監(jiān)督體系做后盾;此外還有技術(shù)層面的，至今仍然采用手工記賬、財(cái)務(wù)核算沒(méi)有精細(xì)化、及時(shí)化。
1、制度缺失、執(zhí)行力低下
制度是規(guī)范管理的依據(jù)、執(zhí)行力是規(guī)范管理的保證，缺少了制度及執(zhí)行力，我們的工作將無(wú)據(jù)可依、出現(xiàn)的問(wèn)題不能得到及時(shí)解決，有制度但無(wú)可行性與可操作性(細(xì)則)，最終將導(dǎo)致制度被束之高閣。而缺乏有效的監(jiān)督、激勵(lì)機(jī)制，將導(dǎo)致執(zhí)行力低下，當(dāng)問(wèn)題集中暴露時(shí)公司及個(gè)人都會(huì)為此遭受損失。
上述財(cái)務(wù)核算中出現(xiàn)的問(wèn)題均與本項(xiàng)原因有關(guān)，例如“手續(xù)缺失、不完備”中的貨品名稱(chēng)不規(guī)范、加工件無(wú)詳細(xì)信息、領(lǐng)用貨品的調(diào)換;“辦理入庫(kù)、領(lǐng)料手續(xù)不及時(shí)”中的已領(lǐng)用貨品無(wú)入庫(kù)手續(xù)、車(chē)間倉(cāng)庫(kù)互打欠條現(xiàn)象;“工作不銜接”中的發(fā)票單位與公司核算單位不一致等等。上述一系列問(wèn)題都可以通過(guò)制度的細(xì)化(或者說(shuō)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化)來(lái)解決。
制度的缺失不僅僅是操作層面的，還有監(jiān)督與激勵(lì)層面的，好的制度也要有有效的監(jiān)督來(lái)保障，缺乏有效的監(jiān)督，制度會(huì)淪為一紙空談。所謂的監(jiān)督可以是后續(xù)環(huán)節(jié)對(duì)前道環(huán)節(jié)的復(fù)核，如財(cái)務(wù)記賬需要倉(cāng)庫(kù)手續(xù)的傳遞，倉(cāng)庫(kù)負(fù)有保證被傳遞手續(xù)的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性的義務(wù)，而財(cái)務(wù)負(fù)有對(duì)手續(xù)的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督的權(quán)利;車(chē)間負(fù)有規(guī)范填寫(xiě)領(lǐng)料單據(jù)的義務(wù)、倉(cāng)庫(kù)保管有監(jiān)督領(lǐng)料單據(jù)是否合規(guī)的權(quán)力。還有就是公司相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督，如公司設(shè)立的考核小組，可以對(duì)整個(gè)備件流轉(zhuǎn)的程序進(jìn)行監(jiān)督，以確保流轉(zhuǎn)手續(xù)的完整、手續(xù)所傳遞的信息及時(shí)等等。
有監(jiān)督就要有考核，有考核就要有獎(jiǎng)懲，只獎(jiǎng)不懲或只懲不獎(jiǎng)都不是好的激勵(lì)機(jī)制，只獎(jiǎng)不懲會(huì)導(dǎo)致大鍋飯、平均主義，而只懲不獎(jiǎng)又會(huì)造成員工情緒出現(xiàn)抵觸、工作效率與工作態(tài)度出現(xiàn)下降。因此，好的、有效地激勵(lì)機(jī)制應(yīng)該是獎(jiǎng)罰并用，所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)要具備可行性，考核要公開(kāi)、公平、公正、透明，并且及時(shí)兌現(xiàn)考核結(jié)果。
2、權(quán)責(zé)不清晰、信息傳遞效率低下
財(cái)務(wù)核算中還發(fā)現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的現(xiàn)象，如公司對(duì)各類(lèi)網(wǎng)采用的是廠家承包的方式核算，然而公司購(gòu)進(jìn)的網(wǎng)中，那些是承包的、那些不是承包的，供應(yīng)、倉(cāng)庫(kù)、車(chē)間莫衷一是，供應(yīng)沒(méi)有給倉(cāng)庫(kù)提供是否承包的依據(jù)、倉(cāng)庫(kù)沒(méi)有對(duì)承包與非承包的網(wǎng)進(jìn)行分別擺放、車(chē)間沒(méi)有及時(shí)反饋廠家承包網(wǎng)的產(chǎn)量，以上導(dǎo)致財(cái)務(wù)無(wú)法核算、無(wú)法及時(shí)核算、無(wú)法準(zhǔn)確核算相關(guān)的成本。
倉(cāng)庫(kù)保管沒(méi)有登記數(shù)量賬，財(cái)務(wù)派駐倉(cāng)庫(kù)的人員兼記數(shù)量與金額賬，如此分工導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)保管不能有效的對(duì)所保管實(shí)物的數(shù)量進(jìn)行控制，而財(cái)務(wù)人員由于不熟悉倉(cāng)庫(kù)實(shí)物而無(wú)法準(zhǔn)確下賬。在手工作業(yè)條件下，倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)該記錄所保管實(shí)物的收發(fā)存數(shù)量，而財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)計(jì)算入庫(kù)及領(lǐng)用物資成本。倉(cāng)庫(kù)保管對(duì)所經(jīng)管實(shí)物負(fù)責(zé)，而財(cái)務(wù)對(duì)金額負(fù)責(zé)，如此則可避免賬實(shí)不符現(xiàn)象，增強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)保管的責(zé)任心。如果采用erp軟件及條碼管理，可對(duì)倉(cāng)庫(kù)備件進(jìn)行精細(xì)化管理，簡(jiǎn)化盤(pán)點(diǎn)程序，降低存貨管理成本，提高賬實(shí)相符率，提高核算準(zhǔn)確、及時(shí)性。
信息傳遞效率低下是手續(xù)缺失、不完備、不及時(shí)的原因。信息傳遞效率反映在傳遞時(shí)間和信息完整性上，入庫(kù)手續(xù)不及時(shí)辦理、緊急領(lǐng)料后沒(méi)有及時(shí)辦理領(lǐng)料手續(xù)、入庫(kù)單上貨品信息填寫(xiě)不完整、領(lǐng)料單貨品名稱(chēng)及規(guī)格型號(hào)填寫(xiě)不完整、進(jìn)口與國(guó)產(chǎn)備件未注明等等。這些問(wèn)題在部門(mén)單獨(dú)來(lái)看都不是大問(wèn)題，甚至不算問(wèn)題，然而，不合格的半成品是產(chǎn)生次品的根本原因，財(cái)務(wù)沒(méi)有精力也不可能一一核對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，一是核對(duì)成本過(guò)高、二是人員不足、三是超越了財(cái)務(wù)本身的職責(zé)權(quán)限，而這些不起眼的小問(wèn)題最終會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算的不準(zhǔn)確、財(cái)務(wù)信息的失真。
3、實(shí)物入庫(kù)、保管、領(lǐng)用與財(cái)務(wù)核算脫節(jié)
這也是造成上述財(cái)務(wù)核算問(wèn)題的原因，實(shí)物的入庫(kù)、領(lǐng)用是通過(guò)入庫(kù)、領(lǐng)料手續(xù)反映到財(cái)務(wù)上的，入庫(kù)與領(lǐng)用規(guī)范后，就能夠提高結(jié)存數(shù)量、結(jié)轉(zhuǎn)領(lǐng)用成本的準(zhǔn)確性。
入庫(kù)環(huán)節(jié)：第一、相關(guān)票據(jù)要及時(shí)回收，杜絕已入庫(kù)(甚至已經(jīng)被領(lǐng)用)而相關(guān)票據(jù)遲遲不能傳遞到財(cái)務(wù)的現(xiàn)象;第二、入庫(kù)單內(nèi)容的填寫(xiě)要規(guī)范，例如貨品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、金額等信息要填寫(xiě)清楚，對(duì)影響財(cái)務(wù)核算的重要信息要進(jìn)行備注，例如是否進(jìn)口(進(jìn)口件與國(guó)產(chǎn)件隨型號(hào)相同，但價(jià)值相差過(guò)大，有必要對(duì)進(jìn)口件進(jìn)行精細(xì)化管理)、是否承包等;第三、調(diào)整核算單位，例如毛布，廠家開(kāi)具發(fā)票單位是公斤，而公司領(lǐng)用時(shí)單位是“床”，這就要求入庫(kù)單要轉(zhuǎn)換核算單位，還有某些油類(lèi)，入庫(kù)時(shí)以桶為單位，相同的油有大小桶之別，因此要求入庫(kù)時(shí)把核算單位轉(zhuǎn)換為公斤。
保管環(huán)節(jié)：第一、要分貨架、分類(lèi)擺放并進(jìn)行明確標(biāo)示，如此可方便取料、盤(pán)點(diǎn)，提高工作效率，降低保管、盤(pán)點(diǎn)成本;第二、按新舊、是否可用等劃分區(qū)域進(jìn)行管理，杜絕不可用備件被重新領(lǐng)用而造成生產(chǎn)事故;第三、建立廢舊備件、長(zhǎng)期積壓備件定期上報(bào)制度，便于管理層了解庫(kù)存信息、庫(kù)存質(zhì)量、及時(shí)對(duì)廢舊及長(zhǎng)期積壓備件進(jìn)行處理，加快備件周轉(zhuǎn)速度，降低備件占?jí)嘿Y金，提高資金利用率。
領(lǐng)用環(huán)節(jié)：第一、領(lǐng)料單填寫(xiě)規(guī)范，例如貨品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)等，便于倉(cāng)庫(kù)保管取料及財(cái)務(wù)核算;第二、及時(shí)補(bǔ)辦緊急領(lǐng)料手續(xù);第三、完善備件調(diào)換手續(xù)，杜絕調(diào)換備件不辦理變更手續(xù)的不合理現(xiàn)象;第四、建議將erp在合適的時(shí)候延伸至車(chē)間(部門(mén))，車(chē)間(部門(mén))可以隨時(shí)查詢所需備件的庫(kù)存情況，減少為防止備件庫(kù)存不足造成停機(jī)而盲目編報(bào)購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃的現(xiàn)象，降低資金占用情況;
通過(guò)以上環(huán)節(jié)的規(guī)范，財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性將大大提高、年度盤(pán)點(diǎn)將變得簡(jiǎn)單，公司對(duì)備件的控制也將更加完善與及時(shí)。
4、財(cái)務(wù)核算技術(shù)落后
財(cái)務(wù)核算手段落后，至今仍采用手工方式記賬，采用手工方式記賬的弊端是顯而易見(jiàn)的，第一、記賬錯(cuò)誤、計(jì)算錯(cuò)誤;第二、不利于細(xì)化管理;第三、成本核算只能采用全月一次加權(quán)平均或個(gè)別備件采用個(gè)別計(jì)價(jià)法，成本核算不夠精確;第四、匯總分析困難，比如分析備件庫(kù)存時(shí)間、指定單價(jià)查詢備件等等。如果采用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助記賬，則可完全解決以上問(wèn)題，并且可以通過(guò)條碼實(shí)現(xiàn)所有備件的獨(dú)立管理，提高工作效率、工作效果。
上述問(wèn)題所引發(fā)的其他后果
1、存貨周轉(zhuǎn)速度低，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部隨處可見(jiàn)落滿灰塵的備品備件，盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中還發(fā)現(xiàn)許多備件長(zhǎng)時(shí)間無(wú)領(lǐng)用，或者還有足夠庫(kù)存但又購(gòu)入的現(xiàn)象;
2、資金占?jí)呵闆r嚴(yán)重。
3、對(duì)實(shí)物的管理無(wú)重點(diǎn)，未采用abc管理法，對(duì)于數(shù)量少、價(jià)值大、重要性高的a類(lèi)、b類(lèi)物資未重點(diǎn)管理，沒(méi)有設(shè)定庫(kù)存上下限;
4、倉(cāng)庫(kù)空間利用率及取料效率低，倉(cāng)庫(kù)備件擺放雖較整齊，但未進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)，標(biāo)示不很清晰。
解決方案
1、制定倉(cāng)庫(kù)管理細(xì)則，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程，理順實(shí)物、單據(jù)的傳遞途徑。通過(guò)管理細(xì)則的制定，明確相關(guān)部門(mén)及員工的工作職責(zé)及工作程序、以及如何正確填寫(xiě)單據(jù);通過(guò)流程圖的制定，讓實(shí)物流轉(zhuǎn)、單據(jù)傳遞一目了然;通過(guò)制定特殊業(yè)務(wù)處理辦法，讓員工知道正確的業(yè)務(wù)處理方法、財(cái)務(wù)核算也更加嚴(yán)謹(jǐn)。徹底擺脫倉(cāng)庫(kù)工作需言傳身教的不利局面;
2、結(jié)合條碼、abc管理法完善貨位管理系統(tǒng)。科學(xué)得對(duì)備件進(jìn)行分類(lèi)，利用條碼建立賬實(shí)的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系;通過(guò)erp的實(shí)施，可以精確地以個(gè)別計(jì)價(jià)法對(duì)備件進(jìn)行核算;通過(guò)abc分類(lèi)，找出我們需要重點(diǎn)關(guān)注的數(shù)量少、價(jià)值大、對(duì)生產(chǎn)有較大影響的備品備件，從而提高資金使用效率和存貨周轉(zhuǎn)率;
3、建立可行、有效的監(jiān)督激勵(lì)體系，提高員工工作積極性。員工思想有包袱會(huì)導(dǎo)致工作態(tài)度消極，工作態(tài)度的消極引起工作質(zhì)量的下降，工作質(zhì)量的下降可造成備件庫(kù)沉淀資金的增加，從而最終影響公司現(xiàn)金流。提高員工工作積極性不能僅僅揮舞鞭子和大棒，更要使其獲得經(jīng)濟(jì)、精神等方面的滿足，預(yù)取之，必先予之，不但適用于客戶，也適用于員工。
4、領(lǐng)導(dǎo)重視、部門(mén)配合、員工努力是做好工作的法寶。倉(cāng)庫(kù)工作不是一個(gè)部門(mén)努力就可以做好的，他需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，經(jīng)常關(guān)注備件庫(kù)工作情況，也需要部門(mén)間的配合，倉(cāng)庫(kù)中的問(wèn)題通過(guò)財(cái)務(wù)核算反映出來(lái)，但其問(wèn)題的解決不是財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)所能解決的，需要供應(yīng)、車(chē)間(部門(mén))的配合。
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