倉庫管理是企業(yè)管理的重要組成部分，現(xiàn)代企業(yè)倉庫普遍采用軟件系統(tǒng)對(duì)于庫存進(jìn)行管理。
一些系統(tǒng)出于實(shí)用性考慮一般設(shè)計(jì)庫存人員可以任意調(diào)整庫存數(shù)據(jù)中的生產(chǎn)日期、批次號(hào)、庫存數(shù)量等其他數(shù)據(jù)，但如果調(diào)整不當(dāng)很容易造成庫存管理混亂。
本文將從庫存調(diào)節(jié)出現(xiàn)的原因、弊端入手，與大家共同如何探討科學(xué)調(diào)整庫存這一話題。
為什么會(huì)出現(xiàn)庫存調(diào)整
盤點(diǎn)結(jié)果有差異時(shí)，經(jīng)常要用到庫存調(diào)整。處理盤點(diǎn)差異要么是增減實(shí)物庫存數(shù)量，以使其與賬務(wù)庫存數(shù)量一致;要么是增減賬務(wù)庫存數(shù)量，使其與實(shí)物庫存數(shù)量一致。我們這里所講的庫存調(diào)整，就是后一種，通過增減賬面庫存數(shù)量，使其與實(shí)物庫存保持一致。
大多數(shù)倉庫從業(yè)者以及倉庫軟件設(shè)計(jì)者將庫存調(diào)整理解成直接修改庫存數(shù)據(jù)，以達(dá)到平衡庫存實(shí)物數(shù)據(jù)和賬面數(shù)據(jù);理由是這樣做速度快、效率高、簡單明了，好理解，我們將此做法稱為狹義的庫存調(diào)整。
那么，直接修改庫存就一定好么。按照辯證的觀點(diǎn)，所謂有利必有弊;得了便宜的事情，必然會(huì)在其他地方給你帶來麻煩。
直接修改庫存是舍本逐末，治標(biāo)不治本
大部分的倉庫數(shù)據(jù)差異，都是因?yàn)闃I(yè)務(wù)流程管理中的失誤造成的;要糾正這些錯(cuò)誤，應(yīng)該是從業(yè)務(wù)過程中去調(diào)整，而不是直接修改這個(gè)結(jié)果。
因?yàn)榧词剐薷牧私Y(jié)果，錯(cuò)誤的業(yè)務(wù)過程也還是存在的，你沒有消除錯(cuò)誤業(yè)務(wù)過程帶來的痕跡。
舉個(gè)例子，因?yàn)槌l(fā)(也就是實(shí)際出貨數(shù)量多于出庫單的出貨數(shù)量)導(dǎo)致的盤虧結(jié)果，這種情況下，實(shí)際庫存是準(zhǔn)確的，賬面庫存是不準(zhǔn)確的。通過庫存調(diào)整，直接減少賬面庫存，表面看起來，賬面庫存改正確了，數(shù)據(jù)也都平衡了。
但果真如此么，雖然賬面庫存正確了，但超發(fā)部分商品的裝卸費(fèi)、運(yùn)費(fèi)怎么辦;因?yàn)槟阒苯有薷牡氖菐齑鏀?shù)據(jù)，而出庫單上沒有記錄超發(fā)部分的作業(yè)內(nèi)容。
再換一個(gè)角度來說，即使我們不考慮費(fèi)用的問題。
解決超發(fā)問題，直接修改庫存而不是修改出庫單，會(huì)導(dǎo)致另外一個(gè)麻煩：和客戶對(duì)賬的時(shí)候會(huì)引起更多的歧義?？蛻舻某鰩靻螖?shù)量是準(zhǔn)確的，而wms出庫單的數(shù)量是少的，但最終雙方庫存是一樣的。
其直接修改庫存違背了信息化的初衷。信息化本身是經(jīng)歷了不同階段的，第一階段是從紙質(zhì)化向表格化演變;第二階段是從表格化向軟件化演變(雖然后面有大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、saas等時(shí)髦詞匯，但基礎(chǔ)仍然還是軟件)。
從紙質(zhì)化向表格化演變，只是改變了一下記錄數(shù)據(jù)的介質(zhì)，管理的對(duì)象仍然是數(shù)據(jù)(如庫存數(shù)量)。
而從表格化向軟件化演變，是希望透過現(xiàn)象看本質(zhì)，通過軟件來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管控。
至少在真正的管理者眼里，過程比結(jié)果更重要(流程比數(shù)據(jù)更重要)。管理的本質(zhì)是通過引導(dǎo)一系列的過程(活動(dòng))來達(dá)到最終目的。
直接修改庫存打亂了倉庫的賬物平衡體系。會(huì)計(jì)基本準(zhǔn)則中遵循“有借必有貸，借貸必平衡”的原則;倉庫管理中也遵循類似的原則，那就是“有出必有進(jìn)，進(jìn)出必平衡”。
如果直接去修改庫存數(shù)，則打破了這個(gè)平衡準(zhǔn)則。倉庫管理系統(tǒng)不僅僅是管理數(shù)量;更多的體現(xiàn)在貨位管理、生產(chǎn)日期批次號(hào)、先進(jìn)先出、保質(zhì)期、庫齡及周轉(zhuǎn)率等內(nèi)容上。在做產(chǎn)品出庫的時(shí)候，經(jīng)常要知道出的是什么商品、從哪個(gè)貨位、選擇哪個(gè)批次號(hào)(先進(jìn)先出等原則)等，這些內(nèi)容不是無中生有的，而要從入庫過程中的各種歷史記錄中繼承過來。直接修改是無法維持正常作業(yè)的。從這個(gè)角度去看，狹義的庫存調(diào)整，只能會(huì)把倉庫的賬物體系搞得越來越亂。
允許直接修改庫存導(dǎo)致責(zé)任認(rèn)定的麻煩。雖然我們一直說，倉庫業(yè)務(wù)中出了差錯(cuò)，一定是先辦事后辦人;大家都不希望員工因?yàn)楹ε洛e(cuò)誤而噤若寒蟬，更不希望老板對(duì)犯錯(cuò)的員工表現(xiàn)得兇神惡煞。但任何事情都要講究實(shí)事求是，追查錯(cuò)誤根源，是為了讓員工們有更多的責(zé)任心，吸取足夠的教訓(xùn)，總結(jié)更多的經(jīng)驗(yàn)和措施。但是，直接改庫存實(shí)在是太方便了，方便到有些員工只要做錯(cuò)了賬，就直接來修改庫存，而不去好好分析錯(cuò)誤的原因，找出正確的糾正和預(yù)防措施。
總之，庫存調(diào)整功能，就相當(dāng)于在正常的倉庫業(yè)務(wù)下開了一個(gè)超級(jí)大的后門程序。不管它的功能表現(xiàn)得有多強(qiáng)大，它和正常的倉庫業(yè)務(wù)是格格不入的。所以要保持庫存的正常運(yùn)行在調(diào)整的實(shí)際操作中一定要注意把握限度。
如何合理使用庫存調(diào)整
狹義上的庫存調(diào)整(直接修改庫存數(shù))雖然有這樣那樣的弊端，但還是有其特定的用處，尤其在應(yīng)付緊急情況下，作為迫不得已的辦法。
業(yè)務(wù)需要。有時(shí)候?yàn)榱吮ＷC庫存準(zhǔn)確性，為了保持在客戶面前的良好業(yè)務(wù)形象，通過人工干預(yù)來調(diào)整一下庫存，以確保和客戶賬面庫存一致。雖然我們認(rèn)為這種做法無異于飲鴆止渴，但至少逃過了一關(guān)，至于會(huì)不會(huì)導(dǎo)致后一關(guān)更難。
賬面上確實(shí)沒庫存了，但倉庫里又確實(shí)有東西，這東西的來源確實(shí)沒搞明白，也來不及搞明白，這時(shí)候只能先調(diào)整一下庫存數(shù)，先把貨發(fā)出去再說。
當(dāng)然了，在做完調(diào)整之后，在發(fā)完貨之后，還需要一步一步地再調(diào)整回來，然后再追貨物來源，再做業(yè)務(wù)調(diào)整。
庫存調(diào)整實(shí)際是在日常操作中給我們開了一扇后門，讓我們對(duì)于一些事項(xiàng)進(jìn)行應(yīng)急處理，一旦這種應(yīng)急處理變成常規(guī)工作，那必然在按部就班的日常工作中制造混亂，所以倉庫管理人員一定要把握好使用的度，使其真正發(fā)揮作用。
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