在對某企業(yè)的審計中,審計人員通過系統(tǒng)分析了該企業(yè)物流方面存在問題,結合該單位對其庫存采購等方面進行改造的需要,親歷了該企業(yè)進行信息化管理物流的整個過程,該系統(tǒng)建設屬于一個非常典型的物流信息化管理系統(tǒng),對于我國許多國有企業(yè)有一定的借鑒作用,可以從現代企業(yè)發(fā)展的要求出發(fā),達到完善企業(yè)物流庫存管理工作的目的。
一、企業(yè)物流管理現狀及信息化管理物流的目標
該企業(yè)在庫存管理以及物流方面存在管理手段落后,庫站分散、信息溝通不暢,同類設備多、備件重復儲備、數據“孤島”無法共享等問題。這些問題有其單位自身的特性,但大部分屬于我國企業(yè)庫存管理上的共性問題。企業(yè)決定嘗試通過信息化建設加強對物流網絡管理。設計企業(yè)以計算機網絡技術為手段,通過再造業(yè)務流程,建立規(guī)章制度,整合管理資源,扁平化管理和軟件研發(fā),通過開發(fā)已實現“數字化物流”系統(tǒng),同時通過接口開發(fā)與企業(yè)的財務系統(tǒng)互聯,努力實現企業(yè)資金流、物流、信息流和業(yè)務流的“四流合一”。通過系統(tǒng)建設,預計庫房流動資金周轉將提高一倍,周轉天數降低46.4天,節(jié)約庫房流動資金占用5 000萬元,節(jié)約銀行利息250萬元。
二、企業(yè)現狀要求通過信息化建設加強物流管理
首先從物資管理自身需求來看,一是分散的物資管理,會造成庫存流動資金占用較大,企業(yè)上年度庫存流動資金占用1.86億元;二是庫存積壓物資龐大,重復采購。由于信息不能共享,同類儲備很難綜合調劑。積壓物品,將影響生產成本;三是手工記賬,無法高效準確地對物品進行分類管理。倉庫盤點往往出現物品數量和賬目不符的情況,管理人員多,工作效率低;四是單個微機庫存管理,形成企業(yè)內部封閉的信息孤島,很難全面及時地掌握庫存物資的動態(tài)信息。
其次從物資使用單位需求來看,一是計劃處理反饋不及時。計劃上報后,是否正常處理、合同簽訂情況、供應商情況、到貨情況使用單位不掌握,以致計劃重復上報;二是對單位物資庫存分布情況和實時成本情況無法監(jiān)控,調劑成本的現象時有發(fā)生,成本不實;三是分散的采購和儲備管理,不能發(fā)揮集中采購的競爭優(yōu)勢;四是成本實時監(jiān)控管理的要求越來越迫切,部分制造部門已經提出物資核算到車間班組機臺的內部管理要求。
最后從監(jiān)管的角度看,一是財務和業(yè)務沒有實現一體化,不能及時準確的反映市場的價格變動情況、物資到貨情況、估價入賬的明細情況,財務核算不及時;二是管理手段的落后,造成了管理機制上的漏洞。急需的物資進不來,不急需的長線物資占用庫存,計劃上報和預算管理脫節(jié);三是供應商及付款管理不夠規(guī)范;四是傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計方法,滯后的信息反饋,難以滿足現代化管理的需要。
三、提出的具體解決手段
通過對企業(yè)物流庫存管理進行重新流程設計,實現流程全程計算機規(guī)范化管理,通過計算機控制物流工作。首先用料部門直接在內部網上提出物資需求計劃,單位專業(yè)人員進行網上匯總,各級領導在網上審批,交庫領用后的質量監(jiān)控反饋網上閉環(huán)管理流程。其次規(guī)范招標采購流程,加強供應商管理,實現中標信息網上傳遞。同時約束合同標底、供應商,由計算機生成合同,依據合同按照生產進度需求合理交庫。第三規(guī)范交庫、應付款掛帳的業(yè)務流程。交庫單全部依據合同生成,應付款依據發(fā)票和驗收入庫單自動生成,abc方式付款結果自動形成。通過上述流程規(guī)范了庫房管理的業(yè)務流程,徹底甩掉傳統(tǒng)的手工記賬流程。同時審計建議配合新業(yè)務流程完善各項規(guī)章制度,形成各環(huán)節(jié)工作人員相互監(jiān)督制約機制,加強系統(tǒng)制約功能。
具體實施思路。業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)建設通過建立預算、計劃、招投標、合同、交庫、資金、統(tǒng)計七大功能模塊,從而形成涵蓋企業(yè)全部業(yè)務流程的四個閉環(huán)控制系統(tǒng)。
(一)計劃閉環(huán)控制系統(tǒng)。計算機系統(tǒng)依據年度預算指標,按月均形成分類預算,限定月需求計劃。各用料部門上報月需求計劃,匯總后網上三級審核上傳計劃到供銷部門。超預算計劃,計算機系統(tǒng)自動鎖定無法輸入審核。計劃必須在指定日期前在網絡上傳遞。通過上述控制提高上報需求計劃的準確性和及時性,使物資管理部門對月消耗做到心中有數,由事后統(tǒng)計轉為事前控制。
(二)合同閉環(huán)控制系統(tǒng)。采購人員接到月需求計劃后,要先利用庫房管理系統(tǒng),查詢當時全部庫存信息,進行利庫處理,無庫存由計劃人員確定采購方案,由招標人員審核投標方資格,提交招標管理委員會進行招標。采購人員、計劃人員、招標人員三方職權分離,形成互相監(jiān)督、制約的透明機制。一旦招標委員會確定中標渠道和價格后,由采購人員在系統(tǒng)中起草機制采購合同文本,合同管理人員按中標通知書,審核機制合同。任何人無權修改中標結果。
(三)入庫核銷資金閉環(huán)控制系統(tǒng)。采購人員依據計劃及采購合同,在網上開具機制入庫單。入庫單上標明供應商名稱、合同編號、品名規(guī)格、計量單位、計劃入庫數量等。保管員直接在網絡上填寫實際交庫量,系統(tǒng)自動在合同中減去所開具的物資數量,入庫單數量必須小于等于合同所剩數量,超合同數量與無合同不能開具機制入庫單。
(四)查詢閉環(huán)控制系統(tǒng)。供銷部門物資管理工作業(yè)務,全部通過計算機系統(tǒng)完成,計算機完成的每一項操作在系統(tǒng)中都留有記載,從面實現通過系統(tǒng)對計劃、招標、合同、入庫、出庫、資金占用、掛賬、付款信息的查詢,為實時了解各環(huán)節(jié)工作狀態(tài)起到了關鍵作用,并形成了監(jiān)督制約保證體系,促進了規(guī)范化管理。 上述系統(tǒng)的實施可以有效地保護企業(yè)的商業(yè)秘密和工作秘密。數字化物流系統(tǒng),將全部物流信息存儲在系統(tǒng)中,它不會因為任何個人工作變動,而使某些有價值的信息數據遺失。系統(tǒng)在應用過程中,按制度規(guī)定設定各級人員工作權限、開機進入應用系統(tǒng)的密碼,與本工作無關的人員,無法進入系統(tǒng)中查看相關信息,進一步提高了企業(yè)保密工作管理水平。