在實(shí)際操作中，一般企業(yè)還是存在一些管理漏洞，如年底盤點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)帳目與實(shí)際庫(kù)存量不符，有的甚至不能查明原因，連倉(cāng)庫(kù)管理員自己都不清楚。
這些問題的產(chǎn)生，有的是因?yàn)楣芾矸矫娴穆┒?，有的則是管理人員缺少系統(tǒng)方面的觀念意識(shí)，沒有善用系統(tǒng)，輔助對(duì)倉(cāng)庫(kù)加強(qiáng)管理。
本文將通過一些實(shí)操案例，揭示如何通過erp系統(tǒng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行限時(shí)性設(shè)定，從而最大程度上保障企業(yè)庫(kù)存的準(zhǔn)確性與安全性。
虛擬庫(kù)存的設(shè)定
企業(yè)在生產(chǎn)管理中，有時(shí)候需要委外加工。如有個(gè)訂單，企業(yè)若自己生產(chǎn)的話，無(wú)法滿足客戶的交期。所以，就把這張訂單委托給外面的加工商進(jìn)行生產(chǎn)。加工商根據(jù)企業(yè)給的加工任務(wù)，到企業(yè)領(lǐng)取原材料。
但是，因?yàn)檫@個(gè)加工商在企業(yè)內(nèi)部，那企業(yè)要如何管理這些因委外生產(chǎn)的材料而發(fā)出去的物料呢?
在手工管理中，主要存在如下問題：
1、委外的材料，企業(yè)無(wú)法有效進(jìn)行追蹤。倉(cāng)庫(kù)只把材料發(fā)出去就算了，沒有后續(xù)的追蹤。當(dāng)加工商把委外生產(chǎn)的產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)剩余的材料也不做處理，即使有多的材料，其也不向加工商索取。
2、有時(shí)候，企業(yè)會(huì)把有些常用的原材料，如pvc料、包裝袋等常規(guī)材料，多發(fā)給加工商，而不是根據(jù)生產(chǎn)的需用量來(lái)發(fā)料。對(duì)于這些材料如何追蹤與管理，是一個(gè)非常頭疼的問題。
在erp管理中，我們可以把加工廠當(dāng)作是企業(yè)的一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，發(fā)給加工商的材料，都當(dāng)做材料的移庫(kù)，即把原材料從企業(yè)的原材料倉(cāng)庫(kù)移到加工商倉(cāng)庫(kù)，當(dāng)成品入庫(kù)時(shí)，再利用“自動(dòng)扣料”等功能，把材料從加工商倉(cāng)庫(kù)扣除。
如此，企業(yè)要求對(duì)方生產(chǎn)多少，對(duì)方完工多少，就扣多少的材料。這么控制后，即使企業(yè)多發(fā)材料給加工商，也沒有關(guān)系?？梢酝ㄟ^查詢加工商倉(cāng)庫(kù)，就可以知道加工商那邊還有多少材料，無(wú)論是時(shí)候追蹤，還是發(fā)料扣減，都非常的方便。
禁止負(fù)數(shù)出庫(kù)
利用以前一些簡(jiǎn)單的進(jìn)銷存系統(tǒng)，有時(shí)候會(huì)有一個(gè)奇怪的現(xiàn)象。如有時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)的帳上，倉(cāng)庫(kù)物料庫(kù)存數(shù)量竟然會(huì)是負(fù)數(shù)，這與實(shí)際明顯不符。物料最多用完，數(shù)量為零，怎么會(huì)出現(xiàn)負(fù)數(shù)呢?出現(xiàn)負(fù)數(shù)，則說(shuō)明庫(kù)存的帳目與實(shí)際肯定不符。這是一個(gè)明顯的錯(cuò)誤。
在erp系統(tǒng)中，加入了這一控制，即不允許負(fù)數(shù)出庫(kù)。這可以督促用戶，及時(shí)輸入單據(jù)。
在實(shí)際管理中，可能會(huì)出現(xiàn)這一問題。如供應(yīng)商上午10點(diǎn)送來(lái)材料，在材料還沒入庫(kù)點(diǎn)收，生產(chǎn)人員為了趕交期，就跟倉(cāng)庫(kù)人員在門口“搶”材料，直接把原材料拉到了車間生產(chǎn)線上，進(jìn)行生產(chǎn)。而倉(cāng)庫(kù)人員會(huì)以材料沒有入庫(kù)為借口，不入入庫(kù)單;而車間人員事后補(bǔ)領(lǐng)料單領(lǐng)料。入庫(kù)沒入，直接領(lǐng)料，庫(kù)存數(shù)量就會(huì)出現(xiàn)負(fù)數(shù)。有了倉(cāng)庫(kù)不能負(fù)數(shù)出庫(kù)的限制，則在erp系統(tǒng)帳上沒有材料的數(shù)量時(shí)，領(lǐng)料單無(wú)法審核，領(lǐng)料人員也就領(lǐng)不出材料了。
這個(gè)限制，就有利于用戶遇到一些特殊情況，如急單的情況，發(fā)現(xiàn)問題就處理一個(gè)問題，而不會(huì)相互的推委，最后，導(dǎo)致問題一大堆。
入出庫(kù)單，必須有來(lái)源單據(jù)
在erp系統(tǒng)中，可以做此限制，任何涉及到入庫(kù)、出庫(kù)的東西，都必須要有原始單據(jù)。如供應(yīng)商在入庫(kù)時(shí)，必須要有采購(gòu)單，沒有采購(gòu)單，入庫(kù)單就無(wú)法審核，無(wú)法打印，即使供應(yīng)商把材料放在企業(yè)，供應(yīng)商也沒有單據(jù)可以向企業(yè)催款;沒有領(lǐng)料單，倉(cāng)庫(kù)也不可能直接把貨發(fā)給車間，因?yàn)槿绱俗龅脑挘厝粫?huì)導(dǎo)致帳實(shí)不符，到時(shí)候，倉(cāng)庫(kù)管理員要承擔(dān)這個(gè)責(zé)任的，其很可能會(huì)因此丟了這個(gè)飯碗，所以，倉(cāng)庫(kù)管理員不會(huì)賣這個(gè)人情。
除了控制外，還有利于事后稽核。企業(yè)管理人員只要一查系統(tǒng)，不用幾秒時(shí)間，就可以查到哪些出庫(kù)動(dòng)作沒有原始單據(jù)。這比企業(yè)一張張的去查詢出貨單、入庫(kù)單，要方便的多。企業(yè)甚至可以做到，每天稽核一次，也不需要花費(fèi)用戶多少時(shí)間。
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