具體來說,如果新貨主發(fā)貨盤內(nèi)容簡單,對要求泛泛而指,那么很有可能這是一個詢價盤,下單的可能性較小。但是,這也可能是你的一個潛力客戶,對于此類查詢,不但要將貨主關(guān)心的問題和自己企業(yè)的介紹回復(fù)給他,還要注意跟蹤。
對于那些要求非常具體的貨主,貨運商在看到此類貨盤信息后必須慎重對待,一定要及時報價。為了增加報價的吸引力和說服力,在回復(fù)新貨主時,除了在郵件中回復(fù)客戶關(guān)心的問題,最好同時將公司的其他情況和公司的網(wǎng)站介紹給該貨主,讓新貨主更全面、更透徹的了解公司。
一般來說,對詢盤的回復(fù)一定要快,要爭取在第一時間與客戶聯(lián)系,搶占先機。但是,光“快”還不夠,還要“準(zhǔn)”。貨運代理商向貨主回復(fù)郵件時,要盡量遵循以下五大要訣:
準(zhǔn)確:要將報價信寫得很清楚,首先要正確理解來函的準(zhǔn)確意思,如有不清楚的地方,應(yīng)立即去函向客戶詢問了解,切忌一知半解;其次,貨運代理商要將自己的意思表達(dá)的清楚準(zhǔn)確,將自己公司的情況介紹清楚,多使用有說服力、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),切忌使用模棱兩可或含含糊糊的詞句。
全面:一方面要全面徹底的回答貨主要求的方方面面,包括貨主提出的所有的問題;另一方面,郵件本身的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容也要完整。很多人書寫郵件時喜歡即興發(fā)揮,往往內(nèi)容簡單,結(jié)構(gòu)松散;有時還在郵件中使用網(wǎng)上流行的符號和縮寫,這在正式的信件往來中是不可取的。
具體:給貨主回復(fù)的報價及相關(guān)信息越具體,就越能方便貨主做出決策。
清楚:郵件也應(yīng)像傳統(tǒng)的書信一樣,不論是版式還是語句都應(yīng)簡潔明了,少使用難懂的詞語或表達(dá)。
禮貌:禮貌的重要性自不用說,但商務(wù)禮貌與日常禮貌是有區(qū)別的,要多使用正常的表達(dá),少用口語語氣;尊重對方的風(fēng)土人情、禁忌和宗教信仰;人稱表達(dá)上要盡量少用第一人稱,多用“您”,以表示尊重對方,用第一人稱時要用“我們”代替“我”等等。很多貨主在選擇貨代,特別是準(zhǔn)備長期的伙伴時,特別注重貨運代理商是否專業(yè),除了業(yè)務(wù)、行業(yè)知識豐富外,一封地道的報價郵件也能顯示貨運代理銷售人員的“專業(yè)功底”,提升企業(yè)形象。