一、出口退（免）稅登記
出口企業(yè)退（免）稅登記是整個出口退（免）稅管理的首要環(huán)節(jié)，是退稅機關受理企業(yè)出口貨物退（免）稅的必要條件。
出口企業(yè)辦理退（免）稅登記時應附送如下資料：
商務部、原對外貿(mào)易經(jīng)濟合作部及其授權單位批準其進出口經(jīng)營權的批件；
工商行政管理機關核發(fā)的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（副本）或工商營業(yè)執(zhí)照；
國家技術監(jiān)督局核發(fā)的組織機構代碼證；
主管征稅的國家稅務機關核發(fā)的稅務登記證（副本）；
增值稅一般納稅人申請認定審批表（一般納稅人出口企業(yè)用）；
海關核發(fā)的自理報關單位注冊登記證明書；
出口企業(yè)的銀行開戶許可證；
招標單位所在地國家稅務局簽發(fā)的中標證明通知書（無進出口經(jīng)營權的中標企業(yè)用）；
商務部（或原對外貿(mào)易經(jīng)濟合作部）批準使用中國政府優(yōu)惠貸款和合資合作項目基金援出口的批文（援外出口企業(yè)用）；
主管退稅機關要求提供的其他證件、資料。
二、從“中國電子口岸”提交數(shù)據(jù)
出口貨物報關出口后，出口企業(yè)應及時登錄“口岸電子執(zhí)法系統(tǒng)”出口退稅子系統(tǒng)，核查并準確地確認和提交出口貨物報關單“證明聯(lián)”電子數(shù)據(jù)。以及外匯子系統(tǒng)，提交核銷信息。
三、增值稅發(fā)×票認證
根據(jù)國家稅務總局文件規(guī)定，出口企業(yè)(指增值稅一般納稅人)自2003年8月1日起（以開票日期為準）取得的用于辦理出口退稅的增值稅防偽稅控系統(tǒng)開具的增值稅專用發(fā)×票抵扣聯(lián)，必須自該發(fā)*票開具之日起90日內(nèi)到主管其征稅機關認證，未經(jīng)過認證或認證未通過的一律不予辦理出口退稅。因此，出口企業(yè)每月需將增值稅專用發(fā)*票（抵扣聯(lián)）向其主管征稅機關進行認證，同時取得認證發(fā)*票信息。
----但是外貿(mào)企業(yè)的認證期是30天
四、收集出口退稅需要的憑證
從事一般貿(mào)易及進料加工貿(mào)易的外貿(mào)企業(yè)向其主管退稅機關或部門申請辦理出口退稅，必須提供以下憑證資料：
1、增值稅專用發(fā)8票（抵扣聯(lián)）、通發(fā)8票或其他憑證。
2、“稅收（出口貨物專用）繳款書”或“出口貨物完稅分割單”（以下稱“分割單”）。申請退消費稅的企業(yè)，還應提供消費稅專用繳款書。
3、加蓋海關驗訖章的《出口貨物報關單（出口退稅）》。
4、經(jīng)外匯管理部門簽章的出口收匯核銷單（出口退稅專用）或有關部門出具的中遠期收匯證明；
5、稅務機關要求提供的其他資料。
五、按關聯(lián)號配單
配單是出口企業(yè)在將申報出口退稅的原始憑證收集齊全之后，將這些憑證按照其業(yè)務發(fā)生的真實情況，進行進貨憑證與出口申報憑證的關聯(lián)對應。
關聯(lián)號是配單的數(shù)字規(guī)則，是進貨業(yè)務與出口業(yè)務的唯一關聯(lián)，是退稅業(yè)務的最小單位。一個關聯(lián)號反映了一筆完整的退稅業(yè)務，包括進貨業(yè)務與出口業(yè)務。在一個關聯(lián)號內(nèi)，一批進貨數(shù)據(jù)對應一批出口數(shù)據(jù)，進貨數(shù)量與出口數(shù)量應該相等。
在一次申報的同一關聯(lián)號內(nèi)同一商品代碼下，應保持進貨數(shù)量與出口數(shù)量的完全一致，進貨、出口均不結(jié)余。在此情況下，存在四種進貨與出口的對應方式：
一票出口對應一票進貨
多票出口對應一票進貨
一票出口對應多票進貨
一個關聯(lián)號內(nèi)的進貨或出口業(yè)務票數(shù)過多，其發(fā)生錯誤的概率也較高，若有其中一筆數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯誤，則整個關聯(lián)號內(nèi)的數(shù)據(jù)都無法通過，因此建議出口企業(yè)在申報時盡量實現(xiàn)“一票進貨對應一票出口”。
六、使用外貿(mào)企業(yè)出口退稅申報系統(tǒng)(以下指8.1版)錄入出口退稅信息
----國稅發(fā)[2005]68號。四、外貿(mào)企業(yè)應在貨物報關出口之日（以出口貨物報關單〈出口退稅專用〉上注明的出口日期為準，下同）起90日內(nèi)，向我局申報辦理出口貨物退（免）稅手續(xù)。逾期不申報的，除另有規(guī)定者和確有特殊原因經(jīng)批準者外，不再受理該筆出口貨物的退（免）稅申報。并視同內(nèi)銷征稅
七、裝訂出口退稅申報資料：
1．外貿(mào)企業(yè)按照稅收專用繳款書或分割單，增值稅專用發(fā)8票，收匯核銷單，出口報關單的順序裝訂(b類企業(yè)留存?zhèn)洳榈某隹诎l(fā)8票，增值稅專用發(fā)8票，收匯核銷單應按照申報電子數(shù)據(jù)的月份和錄入序號順序分別裝訂成冊)。
2．保稅區(qū)商貿(mào)企業(yè)按照稅收專用繳款書或分割單，增值稅專用發(fā)8票，收匯水單復印件，出口報關單，出口貨物備案清單的順序裝訂。
3、裝訂時企業(yè)打印的“出口貨物退稅匯總表”，“出口退稅進項憑證申報明細表”，“出口退稅出口申報明細表”應排列在其它單據(jù)之前，并要求明細表上的序號和單據(jù)裝訂的順序相同。
4、每冊的申報單據(jù)b類企業(yè)出口貨物報關單不得超過100張,c類企業(yè)不得超過50張。
5、封皮規(guī)格長處38厘米，寬暢21.5厘米.
6、封皮應使用青島市國家稅務局進出口稅收管理局統(tǒng)一印制的封皮.
7、封皮內(nèi)容需填列清楚,完整,并加蓋單位公章.
8、企業(yè)裝訂退稅資料時,單據(jù)在整理后的長和寬不得超出封皮.
八、退稅審核
1．正式審核完畢后，將無疑點的申報數(shù)據(jù)和按規(guī)定可以人工挑過的申報數(shù)據(jù)確認本次審核，通知企業(yè)于2日內(nèi)送交《退稅申請書》。
2．審核確認后，產(chǎn)生本次審核的應退稅款，并將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到歷史庫備份。
3．在接到《退稅申請書》并審核無誤后，打印《退稅審批表》，在《退稅申請書》及《退稅審批表》上簽署意見，當日轉(zhuǎn)交科長崗位復審后轉(zhuǎn)計會科。
九、外貿(mào)企業(yè)：出口退稅辦理條件和所需材料
雖然出口退稅對外貿(mào)企業(yè)的扶持力度大，但不少外貿(mào)企業(yè)主對辦理程序和條件并不了解，所以才導致錯失了這一政策福利。下面介紹出口退稅辦理條件和所需材料。
辦理出口退稅的條件：
1、必須屬于增值稅、消費稅征稅范圍的貨物；
2、必須是報關離境的貨物；
3、必須是在財務上做銷售處理的貨物；
4、必須是出口收匯并已核銷的貨物；
5、獲得出口貨物的進項稅發(fā)票。另外，出口退稅需要的資料清單及申請退稅的要求，必須取得對外貿(mào)易進出口經(jīng)營權限備案、海關辦理電子口岸ic卡、稅局辦理免抵退出口退稅資格及去外匯局申請備案。
出口退稅是指國家運用稅收杠桿獎勵出口的一種措施。換句話說，其實就是從國庫里面“拿錢”，那肯定就必須有很多材料輔助、逐層申請。
歐陽翠華老師強調(diào)，出口退稅是國家的一項貿(mào)易政策鼓勵，想做出口退稅的企業(yè)，那就必須明確的知道申請資料有哪些，只有這樣才能壓縮周期，讓申請事半功倍。
出口退稅需要以下資料：
1、采購合同
2、采購增值稅專用發(fā)票
3、裝箱單
4、代理報關委托書
5、報關單
6、銷售合同
7、出口發(fā)票/形式發(fā)票
8、物流提運單
9、結(jié)匯水單或收匯通知書
10、如果產(chǎn)品需要商檢的話，還需要提供產(chǎn)品的商檢單。