一、目的
倉庫庫房內(nèi)存放各種物資，為了優(yōu)化管理，建立科學化、正規(guī)化的庫房管理方式，特制訂《庫房的管理和流程》。
二、職責
嚴格物品采購計劃、物品出入庫借用手續(xù)，嚴把質(zhì)量關(guān)，對物品分類擺放先入先出，易于查找。
三、采購計劃上報、審批流程
1、每月由各部/項目文員匯總填寫物品采購明細表，部門/項目經(jīng)理查看確認簽字后上報綜合部。
2、綜合部將收集齊備后交由總庫管理員進行物品庫存審核，對庫存充足物品進行標注，對無庫存、庫存數(shù)量不足物品總庫管理員要在各部/項目上報的采購明細表上簽字進行采買確認，并將確認后的采購明細表返回綜合部。
3、綜合部管理員執(zhí)總庫房管理員將確認后的各部/項目采購物品明細表送工程經(jīng)理、綜合部經(jīng)理、財務負責人進行三審簽字確認無誤后報送物業(yè)總經(jīng)理審批。4、綜合部管理員將總經(jīng)理審批后的采購計劃表一式三份復印，一份給采購人員進行采購，一份給總庫房備用核對，一份給財務部，原件存入綜合部檔案。5、遇特殊情況需臨時采購的物品需物業(yè)總經(jīng)理同意先行采買，手續(xù)應在一個工作日內(nèi)以申請的方式補齊。
4、采購原則上不能超過1-2個月的使用量。
四、進出庫流程及管理規(guī)范
（一）物資驗收入庫
1、物資入庫前，庫管員要根據(jù)當月采購計劃審批表或臨時物品采購申請表進行物品核對（核對內(nèi)容包括：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等），核對無誤后辦理入庫手續(xù)。
以下情況不予驗收入庫：
1.1、名稱規(guī)格不符不入庫
1.2、數(shù)量不符應由采購員及時補回，采購物品有損壞的不入庫1.3、質(zhì)量不合格不入庫。
1.3、無計劃或超計劃物品不入庫。
1.4、驗收成件包裝物資要進行抽查，凡質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種與采購清單不符的不予驗收入庫。
1.6、以上入庫所造成后果由庫管員負責。
2、未經(jīng)檢驗合格不準進入貨位，更不能投入使用。驗收中發(fā)現(xiàn)的問題應及時向綜合辦公室和采購經(jīng)辦人員及有關(guān)部門負責人匯報，請求采取有效處理措施。
3、物資檢驗合格后，庫管員要親自同交貨人辦理交接手續(xù)，核對清點物資名稱、數(shù)量是否一致，按采購清單、采購申請上的要求簽字。
4、入庫時，庫管員要認真如實填寫《入庫單》，入庫單各欄應填寫清楚，并隨同收貨單一起交財務部記賬。
5、對暫時不能退回的不合格物資，應隔離堆放，嚴禁與已入庫的物資混雜在一起。
（二）物資的儲存與保管
1、物資的儲存與保管原則上應以物資的屬性、特點和用途規(guī)劃設(shè)置庫房，并根據(jù)庫房的條件考慮劃區(qū)分工。凡使用量大的落地堆放，周轉(zhuǎn)量小的用貨架存放。落地堆放要分類按規(guī)格的次序進行排列編號并標明物資名稱等；上架的物資應根據(jù)區(qū)域劃分進行擺放，并標明物資名稱、型號等。要常用與非常用分開，工具與材料分開，整齊統(tǒng)一。貨架存放做到上放輕、下放重，中間放常用。2、物資堆放的原則是：在堆放合理安全可靠的前提下，推行五五堆放，根據(jù)物資特點，必須做到過目見數(shù)，查點方便，成行成列，排列整齊。同類物資堆放，要考慮先進先出，領(lǐng)用方便。
3、庫管員對庫房物資應根據(jù)其自然屬性和庫房的實際情況，認真保管，嚴格做好防火、防盜、防投毒、防鼠、防蟲蛀、防銹蝕、防變質(zhì)、防受潮、防桶漏、防失油、防塵污、防老化、防凝固、防受凍、防變形、防破損等工作，使公司財產(chǎn)不發(fā)生保管責任損失。
4、庫房物資如有損失、貶值、報廢、盤盈、盤虧等，庫管員應及時報告庫
房所屬部門負責人，并分析原因，查明責任，按規(guī)定辦理報批手續(xù)。未經(jīng)批準的一律不準擅自處理。保管員不得采取“盈時多送，虧時克扣”的違紀行為。5、庫房所存特殊物資未經(jīng)庫房所屬部門負責人同意，一律不準出庫。6、庫房要加強安全保衛(wèi)措施，禁止非倉管人員擅自入庫。庫房嚴禁煙火。庫管員應懂得使用消防器材和必要的防火知識。
（三）物資發(fā)放與出庫
1、庫管員應按“推陳出新、先進先出、按單領(lǐng)取、嚴格控制”的原則發(fā)放物資，堅持“一盤底，二核對，三發(fā)放，四減數(shù)”。對貪圖方便，違反出庫原則造成物資發(fā)放失效其他差錯等損失，庫管員應負責任。
2、庫管員在發(fā)放物資時，應嚴格審查物資發(fā)放批準單（要求有詳細用途用量和使用地點說明），確認是否經(jīng)領(lǐng)用所屬部門/項目負責人同意。否則，庫管員有權(quán)拒絕發(fā)放。
3、庫管員在發(fā)放物資時，應與領(lǐng)物人認真清點，當面檢查所領(lǐng)物資規(guī)格、型號、數(shù)量等，庫管員要認真填寫出庫單，出庫單需經(jīng)領(lǐng)物人簽字確認，未經(jīng)簽字確認，物資不準出庫。
4、工具借用人要填寫《工具出借登記表》，所有憑證庫管員應認真妥善保管。
5、工具、勞保用品、辦公物品領(lǐng)用以部門/項目為單位領(lǐng)用，部門/項目領(lǐng)用后要在二個工作日內(nèi)附部門/項目領(lǐng)用發(fā)放使用人簽字明細交回庫房管理員與出庫單配套裝訂存檔。（注：除消耗品外物品領(lǐng)用前要將報廢物品一對一交回庫房由公司定期統(tǒng)一處理（因個人原因損壞賠償?shù)某猓?。?br> （四）計算機科學化管理
1、由公司技術(shù)部在公司內(nèi)網(wǎng)建立一個庫房管理軟件系統(tǒng)，所有庫房管理數(shù)據(jù)全部上傳至內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)盤，以保證數(shù)據(jù)不被丟失。
2、數(shù)據(jù)網(wǎng)盤有充分的保密措施，數(shù)據(jù)網(wǎng)絡只由公司內(nèi)部使用。
3、庫房應對各類物資分門別類建立物資臺賬，嚴格臺賬登記制，所有有關(guān)物資入庫、發(fā)放、出庫、報廢等都應在當日盤存上傳變更的數(shù)據(jù)，有特殊情況不能及時上傳，不應超過次日上傳，以保證數(shù)據(jù)準確性。
4、涉及物資入庫、發(fā)放、出庫、報廢等的相關(guān)人員，應同時進行登記。每次系統(tǒng)登記，必須填寫一名主要相關(guān)負責人及一名次要相關(guān)負責人。
5、庫房原則上每月25日前完成盤存一次，核對賬目、和實物是否相符，如有不符，必須查清原因，分清責任，并提出和實施糾正失誤的措施。
6、盤存時，由庫管員負責，庫房所屬部門另派人協(xié)助，綜合辦公室派人監(jiān)督。
7、盤存完畢后，庫管員應向綜合辦公室提出各類物資的合理庫存量和目前庫存量，以便綜合辦公室及時安排進行采購，保證各部門工作需要，同時降低庫存成本。對過期、失效等物資，在查清責任后要及時報綜合辦公室作報廢處理，并辦理有關(guān)報廢手續(xù)。
8、每月末制作《出庫材料月報表》及《入庫材料月報表》，根據(jù)表內(nèi)數(shù)據(jù)，做到“月初庫存+當月入庫量=月底結(jié)余十當月出庫量”，并認真填寫《庫存物資統(tǒng)計表》一式三份，庫房、綜合辦公室和財務部各一份。
（五）科學分類查找
1、應由相關(guān)技術(shù)人員負責，建立庫房物管理系統(tǒng)的物資分類查找功能，并建立分類查找功能。
2、、按照物品，類別、剩余數(shù)量、存放位置進行分類，以便于及時查找和統(tǒng)計需要補充的物資。
3、同類物品的不同型號、規(guī)格、產(chǎn)地應同樣進行分類盤存。
4、外來人員涉及到查找物資時，應有庫房管理員在場，并有相關(guān)許可手續(xù)。不得單獨或因私使用查找功能。
（六）物資的報廢
公司每年定期對各部/項目庫房廢舊、損壞物資進行報廢，報廢完善后進行賬物更新，報廢參與部門：綜合辦公室、庫房、財務。
1、各部門/項目物資報廢需填寫物資報廢申請（寫明報廢物品名稱、數(shù)量、原因），交綜合辦公室進行審核，審核無誤后報物業(yè)經(jīng)理審批。
2、庫房領(lǐng)新收舊存放的廢舊、損壞物資報廢，經(jīng)綜合部、財務部共同審核后報物業(yè)經(jīng)理審批。
3、任何部門/項目不得以任何理由私自報廢物資。
五、其他有關(guān)事項
（一）管理標準
1、庫房建有標牌，庫房規(guī)章制度，庫管員崗位職責。
2、物品標識明確，安全方便，擺放整齊。
3、三凈：物品干凈、貨架干凈、庫房干凈。
4、庫房利用率80％以上。
5、賬本清晰明了，賬實相符。
（二）庫管員須知
1、庫房的規(guī)章制度，崗位職責。
2、材料領(lǐng)用、入庫手續(xù)、報表填制與統(tǒng)計。
3、庫存物資的代號、名稱、標記、規(guī)格、型號、產(chǎn)地。
4、庫存物資的保管、保養(yǎng)方法。
5、庫存物資規(guī)格質(zhì)量標準、外觀質(zhì)量鑒別，取樣檢查方法。
6、物資簡單的性能用途。
7、一般常用材料的價格。
8、各種工具的使用。
9、記賬要做到字跡清楚，日清月結(jié)不積壓，收貨、盤存及時。
（三）庫管崗位職責
1、負責審核采購計劃申報內(nèi)容，審核無誤后簽字確認。
2、負責物資供應與保管工作。
3、負責庫房物品分類，放置整齊做好“十防”（即防火、防爆、防潮、防蛀、防霉、防鼠蟑螂、防盜、防壞、防積壓、防丟失）。
4、嚴格執(zhí)行入庫、出庫、借領(lǐng)、查找手續(xù)。
5、健全賬目，做到有物有賬。
6、認真執(zhí)行盤點制度，要賬物相符。
7、不得擅自將物資隨意外借、送人，嚴格非庫房人員進入庫房逗留。
8、注意庫房防火及用電安全，嚴禁在庫房吸煙。